OfficeGrip_logo

Wat is SharePoint

Een modern intranet voor organisaties

Wij krijgen regelmatig de vraag wat SharePoint nu precies is. In de basis is SharePoint een omgeving om gegevens veilig en makkelijk op te slaan. Dit gebeurt volledig vanuit de cloud, waardoor werknemers vanaf elke locatie toegang kunnen hebben tot bedrijfsgegevens. Een SharePoint omgeving staat ook bekend als een intranet, omdat de gegevens in een SharePoint omgeving alleen maar toegankelijk zijn voor werknemers binnen de organisatie. Wij gaan hier verder kijken naar wat SharePoint is en hoe het allemaal werkt.

Inhoudsopgave

Wat is SharePoint voor organisaties

Een SharePoint omgeving geeft organisaties op een makkelijke manier toegang tot alle gegevens. Wat SharePoint precies is, is één centrale opslaglocatie voor alle gegevens binnen de organisatie. In een organisatie zijn verschillende soorten data aanwezig. Al deze data moet in één veilige omgeving komen te staan, omdat je anders het risico loopt data te verliezen. Met een SharePoint omgeving komt alle data in een cloud omgeving te staan waar werknemers makkelijk toegang toe hebben.

Vroeger werd er veel gebruik gemaakt van fysieke servers om gegevens op te slaan. Een SharePoint omgeving heeft verschillende voordelen ten opzichte van een traditionele fileserver:

  • Gegevens staan op één centrale plek opgeslagen
  • SharePoint is een schaalbare oplossing en transparant
  • SharePoint voegt metadata toe aan gegevens, waardoor het vinden van data makkelijker is
  • Het samenwerken met collega’s is makkelijker op SharePoint
  • Met SharePoint wordt het nieuws binnen de organisatie makkelijker gedeeld.

Wat is SharePoint nu dus precies? Met SharePoint heeft jouw organisatie één centraal communicatieplatform om in samen te werken en gegevens te delen. Een traditionele fileserver is niet meer genoeg om werknemers optimaal te laten samenwerken.

Wat is SharePoint organisaties

Waarom verbetert SharePoint de samenwerking

Wij horen je al denken: “Hoe kan één centrale opslaglocatie nu een samenwerkingsplek zijn?”. Dit komt omdat SharePoint volledig vanuit de cloud werkt. Door deze integratie met de cloud krijgt elke werknemer direct toegang tot de laatste gegevens. Werknemers kunnen samen in hetzelfde document aanpassingen maken en deze aanpassingen direct live zien. Dit maakt het makkelijker om samen naar dezelfde documenten te kijken, waardoor aanpassingen direct zichtbaar worden.

Verder maakt SharePoint het makkelijker om gegevens met elkaar te delen. Alle werknemers krijgen toegang tot dezelfde data vanuit de cloud, waardoor altijd met de laatste gegevens wordt gewerkt. Via een link kunnen werknemers deze documenten met elkaar delen en raadplegen. Duplicaten worden zo voorkomen en gegevens raken minder snel verloren.

Wat is SharePoint in Microsoft 365

SharePoint is een onderdeel van de Microsoft 365 omgeving. In de basis creëer je met Microsoft 365 een moderne werkplek, waarin SharePoint een essentiële rol speelt. SharePoint is binnen deze omgeving de centrale opslaglocatie voor gegevens. Een SharePoint omgeving heeft daarmee grote impact op de organisatie, omdat het werknemers veiliger en efficiënter laat werken. Nu we steeds vaker vanaf verschillende locaties werken, is SharePoint een onmisbaar platform geworden.

Een SharePoint omgeving is opgedeeld in verschillende subcategorieën. Bij een goede SharePoint inrichting worden alle afdelingen voorzien van hun eigen SharePoint site. Met deze SharePoint site wordt alle relevante data direct zichtbaar voor de werknemers. Dit creëert één centraal punt om alle gegevens te kunnen uploaden en bekijken.

Hoe slaat SharePoint gegevens op

Met een SharePoint omgeving worden alle gegevens in de cloud opgeslagen. Dit is essentieel, omdat het nieuwe samenwerkingsmogelijkheden beschikbaar maakt. Werknemers kunnen direct de nieuwste bestanden vinden en hoeven gegevens niet heen en weer te mailen. Dit creëert een veiligere omgeving en voorkomt dubbele gegevens.

In een SharePoint omgeving wordt gebruik gemaakt van metadata. In de basis zijn dit extra gegevens die aan een document worden meegegeven. De extra data die je wilt toevoegen kan per organisatie verschillen, maar maakt het mogelijk om op type document te filteren. Dit voorkomt dat werknemers in oneindige mappenstructuren lopen te bladeren om gegevens te vinden. Een SharePoint omgeving moet dus goed ingericht worden om optimaal resultaat te geven.

Wat is SharePoint beveiliging

Hoe wordt een SharePoint omgeving beveiligd

Het beveiligen van data binnen een organisatie is enorm belangrijk. Cybercriminelen slaan steeds vaker toe en proberen verschillende soorten data buit te maken. Met een SharePoint omgeving worden gegevens optimaal beschermd tegen verschillende bedreigingen. Een SharePoint omgeving kijkt naar verschillende datapunten, voordat er toegang wordt gegeven tot data. Dit gebeurt door gebruik te maken van Conditional Access in Microsoft 365. Met Conditional Access worden verschillende gegevens gecontroleerd, voordat er toegang wordt gegeven tot gegevens. Dit verkleint het risico dat kwaadwillende data kunnen bemachtigen drastisch.

In de basis worden alle beveiligingsmaatregelen toegepast vanuit Microsoft 365. Dit is de overkoepelde omgeving waarin applicaties zoals SharePoint, Microsoft Teams en OneDrive zich bevinden. De Microsoft 365 omgeving heeft veel verschillende beveiligingsmogelijkheden, waarover je hier meer kan lezen.

Waarom SharePoint veiliger is dan traditionele fileservers

Een traditionele server vraagt veel onderhoud en moet continu up-to-date worden gehouden. Je moet genoeg back-ups maken, virusbeveiliging is lastig en het vergt enorm veel tijd om data beschikbaar te houden. Bij een SharePoint omgeving hoeft jouw organisatie zich geen zorgen te maken over al deze punten. Door de cloud maken werknemers altijd gebruik van de meest recente versie van de SharePoint omgeving. Gegevens zijn tot 30 dagen te herstellen en met uitgebreide back-up mogelijkheden blijven gegevens zelfs voor langere tijd beschikbaar. Met SharePoint wordt je eigenlijk ontzorgd en worden gegevens veiliger opgeslagen.

Met het hybride werken zorgt een SharePoint omgeving ook voor makkelijkere toegang tot data. Dit voorkomt dat werknemers data gaan lopen rondmailen, wat een beveiligingsrisico kan vormen voor de organisatie. SharePoint maakt het mogelijk om gegevens op één centrale plek te bewaren en af te schermen met de juiste rechten.

Conclusie

Wat SharePoint in essentie is, is een plek om op een veilige manier gegevens op te slaan en delen met elkaar. Nu we steeds vaker hybride werken wordt een SharePoint omgeving essentieel voor bedrijven. Het geeft op een makkelijke manier toegang tot gegevens zonder compromissen te maken. In ons eBook vertellen wij meer over de mogelijkheden van SharePoint.

Maak kennis met SharePoint foto

Meer informatie over Microsoft SharePoint?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie.

Download het gratis eBook:

Maak kennis met SharePoint

Maak kennis met SharePoint foto

    Ja, ik ga akkoord met het ontvangen van aan mij gerichte berichten over producten, evenementen en acties van OfficeGrip. OfficeGrip mag contact met mij opnemen via de kanalen die ik kies, zoals e-mail, telefoon of post.

    Meer lezen

    copilot-prompting
    Copilot

    Microsoft 365 Copilot – de kunst en wetenschap van prompting

    Prompting is hoe je Microsoft 365 Copilot vraagt om iets voor je te doen – zoals creëren, samenvatten, bewerken of transformeren. Denk bij prompting aan een gesprek voeren, waarbij je eenvoudige maar duidelijke taal gebruikt en context biedt, zoals je dat ook zou doen met een assistent. Er zijn veel soorten prompts die je kunt gebruiken, afhankelijk van de taak die je gedaan wilt hebben.

    Lees meer...
    copilot-studio
    Copilot

    Microsoft Copilot Studio

    Microsoft Copilot Studio is een end-to-end AI-platform voor gesprekken waarmee u copilots kunt maken en aanpassen met behulp van natuurlijke taal of een grafische interface. Met Copilot Studio kunt u eenvoudig copilots ontwerpen, testen en publiceren die aansluiten op uw specifieke behoeften voor interne of externe scenario’s in uw branche, afdeling of rol.

    Lees meer...
    microsoft-archive
    Eindgebruiker

    Beheer uw verouderde gegevens met Microsoft 365 Archive

    Vaak is het voor organisaties belangrijk om inactieve of verouderde gegevens gedurende langere tijd te bewaren voor toekomstig gebruik. Met Microsoft 365 Archive kunnen deze inactieve gegevens worden verplaatst naar een “koude opslaglaag” (archief) binnen SharePoint.

    Lees meer...

    Inschrijven voor de nieuwsbrief

    Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!