Een moderne werkplek voor de accountancy

Moderne manier van werken

Met een moderne werkplek wordt het mogelijk om veiliger & productiever te werken. Binnen organisaties worden veel gegevens gedeeld en verwerkt. Dit moet op een veilige manier gebeuren, zonder compromissen te maken op de productiviteit. Klanten worden namelijk steeds kritischer en vragen meer van uw organisatie. We zien dat de accountancy met enorm gevoelige data werkt, waardoor het van belang is om hier goed en veilig mee om te gaan. Een moderne werkplek voor de accountancy helpt om veiliger & productiever te werken.

Wat is een moderne werkplek

Een moderne werkplek maakt het voor werknemers mogelijk om vanaf elke locatie succesvol te kunnen werken. De focus van een moderne werkplek ligt op het creëren van een veilige & productieve werkomgeving in de cloud. Door gebruik te maken van de cloud is het mogelijk om geavanceerde beveiligingsoplossingen toe te passen, waardoor gegevens beter worden beschermd binnen uw organisatie. Verder maakt de cloud het makkelijker om op een veilige manier gegevens te delen. De moderne werkplek heeft verschillende mogelijkheden om gegevens te analyseren, waardoor gevoelige data niet zomaar de organisatie verlaat.

Waarom overstappen van een bestaande interne server

In de accountancy bent u dagelijks bezig met klantgevoelige data. Het is essentieel om deze gegevens optimaal te beveiligen en bewaren. Traditioneel gezien werden de gegevens op een interne server opgeslagen binnen de organisatie zelf. Het hebben van een interne server brengt een aantal nadelen met zich mee, zoals:

Een traditionele server is onderhoudsintensief
Het samenwerken is lastiger met een traditionele server
De beveiligingsmogelijkheden zijn niet meer modern genoeg voor de nieuwste bedreigingen
Verschillende risico’s met betrekking tot het verliezen van data
Werken vanaf verschillende locaties is lastig

Het hebben van een interne server is een tijdrovend en onderhoudsintensief. Cybercriminelen worden ook steeds creatiever, waardoor u meer risico loopt met een fysieke server. Denk dan aan een ransomware aanval die de server platlegt. Dit zijn reële beveiligingsrisico’s die het bestaansrecht van uw organisatie kunnen aantasten.

Waarom de accountancy een moderne werkplek nodig heeft

Binnen de accountancy wordt veel met privacygevoelige gegevens gewerkt. Het beveiligen van deze gegevens is essentieel voor uw organisatie. Een traditionele server moet continu onderhouden worden en voorzien van de nieuwste (beveiligings)updates. Een moderne werkplek regelt dit allemaal vanuit de cloud, waardoor werknemers altijd over de nieuwste omgevingen beschikken. De cloud maakt het mogelijk om alle apparaten te beheren en te monitoren op beveiligingsrisico’s. Uw organisatie krijgt veel meer inzicht in de beveiliging en kan gericht actie ondernemen, zonder dat eindgebruikers daar hinder van ondervinden.

Hoe wordt een moderne werkplek voor de accountancy gemaakt

Een moderne werkplek wordt met Microsoft 365 gemaakt. Dit betekent dat er gebruik wordt gemaakt van een Microsoft cloud omgeving voor de accountancy. Voor werknemers betekent dit dat de omgeving bekend is, omdat applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint direct beschikbaar zijn. Deze applicaties worden volop gebruikt binnen organisaties. Een moderne werkplek biedt alleen veel meer dan deze bekende applicaties. Het zorgt onder andere voor de volgende mogelijkheden:

Het beveiligen & beheren van apparaten binnen de organisatie
Samenwerkingstools zoals Microsoft Teams & Microsoft SharePoint
Integratiemogelijkheden met applicaties zoals CaseWare
Werken vanaf elke locatie met de nieuwste beveiligingsstandaarden

In de basis wordt het voor organisaties dus mogelijk om zonder server te werken. Dit komt omdat alle gegevens zich in de cloud bevinden. Dit is veiliger en maakt efficiënter werken mogelijk door de samenwerkingstools.

De moderne werkplek biedt uitgebreide beveiligingsmogelijkheden

We hebben al een aantal keer benoemd dat een moderne werkplek de veiligheid verhoogd, maar nog geen concrete voorbeelden gegeven. Voor de accountancy zetten wij hier een aantal belangrijke beveiligingsmogelijkheden neer, maar er zijn enorm veel mogelijkheden beschikbaar. Daarom verwijzen wij voor een completer overzicht naar dit artikel, maar voor persoonlijk advies kunt u beter contact opnemen.

De moderne werkplek maakt apparaatbeheer eenvoudig

De beveiliging van gegevens begint bij het beveiligen van alle apparaten binnen uw organisatie. Met Microsoft Endpoint Manager (voorheen Microsoft Intune) wordt alle bedrijfsapparatuur vanuit de cloud beheerd. Dit maakt het mogelijk om een beveiligingsbeleid te definiëren, apparaten proactief te beschermen en gemakkelijk toegang te geven tot bedrijfsresources. Apparaten die getroffen worden door malware, ransomware of andere dreigingen worden direct geïsoleerd bij een detectie, waardoor de impact op uw organisatie wordt beperkt.

Alle verzoeken worden op de achtergrond geverifieerd

Bij traditionele omgevingen loggen gebruikers in, waarna ze direct toegang krijgen tot gegevens. Deze aanpak is niet meer van deze tijd, omdat dreigingen continu plaats kunnen vinden. Binnen de accountancy wilt u gegevens zo efficiënt mogelijk beschermen. De moderne werkplek voor de accountancy controleert alle verzoeken op de achtergrond. Denk dan aan de volgende onderdelen:

Welke gebruiker vraagt om toegang
Welk apparaat wilt er toegang en voldoet deze aan de beveiligingseisen
Op welke locatie bevindt deze gebruiker zich
Hoe hoog is het beveiligingsrisico op basis van verschillende factoren

Een moderne werkplek voor de accountancy controleert al deze data op de achtergrond, waardoor eindgebruikers geen hinder ondervinden. Is er sprake van een verhoogd risico, dan kan de omgeving direct actie ondernemen. Er kan om extra verificatie worden gevraagd of de toegang wordt ontzegd. Dit is allemaal onderdeel van de Zero Trust aanpak die wij toepassen. Om het nogmaals te benadrukken ondervinden gebruikers geen hinder hiervan. Deze checks gebeuren op de achtergrond en verkleinen het risico dat een kwaadwillend persoon toegang krijgt. Meer informatie over de Zero Trust methode vindt u hier.

Apparaten optimaal beschermen tegen virussen

Een belangrijk onderdeel van de beveiliging voor de accountancy is de proactieve virusbeveiliging op apparaten. De moderne werkplek voor de accountancy maakt gebruik van een geavanceerd systeem om virussen, ransomware, malware of andere dreigingen te detecteren. Dit wordt gedaan door Microsoft Defender for Business te gebruiken. Dit systeem kan onder andere:

Beveiligingsrisico’s in kaart brengen
Het aanvalsoppervlakte op apparaten verkleinen
Risico’s vooraf blokkeren
Verdachte processen die zijn uitgevoerd blokkeren
Automatisch risico’s oplossen zonder input van een expert

Microsoft Defender for Business maakt gebruik van data in de cloud. Het systeem leert door middel van big data uit alle Microsoft 365 omgevingen. Dit betekent dat de nieuwste bedreigingen optimaal gedetecteerd worden en verholpen.

De moderne werkplek voor de accountancy verbetert de samenwerking

Een belangrijk onderdeel van de moderne werkplek voor de accountancy is het samenwerken met elkaar. Het is belangrijk om werknemers op een makkelijke manier toegang te geven tot bedrijfsgegevens. Dit doet Microsoft 365 in de basis door SharePoint & Microsoft Teams te gebruiken. SharePoint is een modern intranet, waarop alle gegevens kunnen worden opgeslagen. Microsoft Teams is juist weer een samenwerkingsplatform, waarmee werknemers in contact kunnen blijven met elkaar.

SharePoint voor de accountancy

SharePoint is een modern intranet waarop de gehele organisatie gegevens kan opslaan. Dit gebeurt allemaal op basis van een rechtenstructuur. Deze rechtenstructuur zorgt ervoor dat niet iedereen zomaar toegang heeft tot alle gegevens. Een makkelijk voorbeeld is een HR site binnen SharePoint. In deze omgeving kunnen contracten en andere overeenkomsten van werknemers worden geplaatst. Deze wil je uiteraard afschermen voor de organisatie, omdat niet iedereen deze gegevens moet kunnen inzien.

Voor de accountancy creëert SharePoint een veilige opslaglocatie voor alle gegevens binnen de organisatie. De gegevens worden met moderne beveiligingstechnieken beschermd, gegevens zijn makkelijk toegankelijk en kunnen vanaf elke locatie worden benaderd door de cloud. Een SharePoint omgeving goed inrichten is enorm belangrijk, omdat het een flexibele omgeving is. Wij richten deze omgeving daarom specifiek in voor de accountancy om goed aan te sluiten bij uw organisatie.

Microsoft Teams voor de accountancy

Microsoft Teams is een platform waarmee het makkelijker wordt om samen te werken. In de basis combineert Microsoft Teams 4 hoofdfunctionaliteiten binnen één applicatie. Deze functionaliteiten zijn bellen, chatten, samenwerken en vergaderen. Door deze functionaliteiten creëert u binnen de organisatie één centrale samenwerkingshub waarmee werknemers in contact met elkaar kunnen blijven. Het voordeel voor de accountancy is dat de mailbox beschikbaar blijft voor klanten.

We zien vaak binnen organisaties dat veel gegevens heen en weer worden gemaild. Dit is niet handig, omdat gegevens verloren raken. Als organisatie is er ook geen zicht op welke gegevens er worden gedeeld. Dit brengt risico’s met zich mee die u als organisatie niet moet willen hebben. Microsoft Teams maakt gebruik van de beveiligingsmogelijkheden van Microsoft 365, waardoor gegevens extra gecheckt worden voordat deze worden gedeeld. Dit verkleint het risico op een datalek enorm.

De productiviteit binnen de organisatie wordt verbeterd

Het is voor de accountancy belangrijk om concurrerend te blijven. Dit betekent in praktijk dat uw organisatie zo productief mogelijk moet kunnen werken. Een moderne werkplek maakt het door verschillende samenwerkingsmogelijkheden makkelijker om gegevens te delen binnen uw organisatie. Door de structuur die wij aanbrengen binnen deze applicaties zijn werknemers minder tijd kwijt aan het zoeken naar gegevens. Dit bespaart kosten voor uw organisatie en u kunt klanten beter van dienst zijn.

Maak productiever en veiliger werken mogelijk

Binnen de accountancy wordt veel met privacygevoelige gegevens gewerkt. Deze gegevens moeten allemaal optimaal worden beschermd, omdat datalekken enorme impact hebben op uw organisatie. Met een moderne werkplek beveiligt u alle gegevens in de organisatie. Met verschillende beleidsregels worden er keuzes gemaakt om gegevens te beschermen. Zo is het mogelijk om:

Voor het versturen van (extreem) gevoelige gegevens toestemming te moeten vragen aan een leidinggevende
Het verzenden van bedrijfsdata blokkeren indien er bepaalde data in een document staat
Gegevens af te schermen voor een gedeelte van de organisatie

Deze beveiligingsmaatregelen vinden veelal op de achtergrond plaats. Dit betekent dat werknemers weinig hinder ondervinden van deze maatregelen. De moderne werkplek helpt verder om snel alle gegevens te vinden die nodig zijn. Deze gegevens worden op een gestructureerde manier opgeslagen en hoeven niet gezocht te worden in oneindige mappenstructuren.

Conclusie

Een moderne werkplek voor de accountancy helpt om veiliger en productiever te werken. De traditionele manier van werken is niet meer veilig genoeg. Cybercriminelen slaan steeds vaker toe en de impact op organisaties wordt groter. Door met de moderne werkplek volledig vanuit de cloud te werken biedt u betere bescherming en blijven werknemers productief. De moderne werkplek maakt het mogelijk om vanaf elke locatie te kunnen werken en integreert nauw samen met uw huidige applicaties. Voor meer informatie over de moderne werkplek kunt u ons onderstaande eBook downloaden:

Meer informatie over de moderne werkplek?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download het gratis eBook:

Moderne werkplek voor de accountancy

Meer lezen

5 ict trends voor de accountancy

Accountancy

De 5 ICT-trends voor de accountancy

De ontwikkelingen op het gebied van ICT staan niet stil. Voor accountantskantoren betekent dit dat er een aantal ontwikkelingen zijn op het gebied van de ICT-infrastructuur. Het wordt belangrijker om efficiënter en veiliger te werken, omdat klanten steeds meer van uw organisatie vragen. Dit brengt een aantal uitdagingen met zich mee voor uw organisatie. In dit artikel benoemen wij de 5 belangrijkste trends en ontwikkelingen die van invloed zijn op uw organisatie.

april 25, 2022 Geen reacties

Hoe werkt CaseWare on Intune

Accountancy

Hoe werkt CaseWare on Intune

We zien dat steeds meer organisaties vanuit de cloud gaan werken. Het is veiliger, efficiënter en gemakkelijker voor werknemers. Dit betekent dat het beheren van eigen servers steeds minder noodzakelijk gaat worden. Met CaseWare on Intune wordt de complete CaseWare omgeving vanuit de cloud benaderbaar op een lokaal apparaat. Op deze manier worden gegevens op een veilige manier beschikbaar gesteld vanaf elke locatie. Wij gaan het hier hebben over hoe de CaseWare on Intune oplossing precies werkt.

april 25, 2022 Geen reacties

SharePoint voor de accountancy

Accountancy

SharePoint voor de accountancy

Een SharePoint omgeving maakt het mogelijk om gegevens op één centrale plek op te slaan. Voor de accountancy betekent dit concreet dat gegevens makkelijker en veiliger toegankelijk worden. Het werken met traditionele servers voldoet niet meer aan de beveiligingsstandaarden die van uw organisatie wordt verwacht. Een SharePoint omgeving in de cloud biedt de mogelijkheid om geavanceerde beveiligingsmethodes toe te passen. In de basis zorgt SharePoint ervoor dat samenwerken makkelijker wordt, gegevens veilig opgeslagen blijven en dat gegevens makkelijker gevonden kunnen worden.

april 23, 2022 Geen reacties

Bij OfficeGrip ondersteunen we organisaties van A tot Z met hun IT-omgeving. Met behulp van Microsoft Cloud technologie, creëren wij een veilige, productieve en kostenefficiënte oplossing. Wij leveren zowel software als hardware oplossingen voor onze klanten.

Contact

Algemeen

Supportdesk

Bezoekadressen

Diensten

Bedrijf

Schrijf je in voor de nieuwsbrief