Met een moderne werkplek wordt het mogelijk om vanaf elke locatie te werken.
Bescherm je medewerkers en gegevens tegen cyberbedreigingen.
Verhoog de productiviteit binnen je organisatie
Digitale transformatie met de eindgebruiker als middelpunt
De beste Office-apps voor uw organisatie
Het samenwerkings- platform voor uw team
Het mobiele, intelligente intranet
De bekende Office suite van Microsoft
Vergroot creativiteit en productiviteit met je dagelijkse AI-companion
Microsoft gecertificeerde technici lossen uw problemen op.
Strategisch advies op maat voor uw organisatie
Microsoft 365 is een platform waarmee een moderne werkplek wordt gecreëerd. Met een moderne werkplek wordt het mogelijk om op een veilige en productieve manier te werken. Nu we steeds vaker vanaf verschillende locaties zijn gaan werken, kan een moderne werkplek eigenlijk niet meer ontbreken. Met Microsoft 365 krijgen werknemers de mogelijkheid om vanaf elke locatie te werken. Bedrijven kunnen met Microsoft 365 een moderne IT-infrastructuur faciliteren, waardoor werknemers met elkaar kunnen samenwerken en gegevens delen. Een moderne werkplek is door de toename van het hybride werken essentieel geworden, maar heeft ook impact op bedrijven die vanaf een vaste locatie werken. In dit blog leggen wij uit wat Microsoft 365 is en welke functionaliteiten er allemaal beschikbaar zijn.
Werken vanuit een moderne werkplek met Microsoft 365
De manier waarop wij werken is fundamenteel aan het veranderen. We zien dat het werken vanuit huis in populariteit aan het toenemen is. Een combinatie van werken op kantoor en werken vanuit huis zal steeds vaker voorkomen. Dit wordt ook wel een hybride werkplek genoemd. Organisaties komen bij een hybride werkplek voor een aantal uitdagingen te staan. Deze uitdagingen kunnen onder andere het volgende zijn:
Zo zijn er nog veel meer uitdagingen die organisaties hebben met hun IT-omgeving. Als organisatie wil je een moderne werkplek creëren en werknemers zo productief mogelijk kunnen laten werken. Dat is eigenlijk precies wat Microsoft 365 is. Het is een platform waarop een moderne werkplek wordt gebouwd. De flexibiliteit die Microsoft 365 biedt, zorgt ervoor dat de oplossing bij elke bedrijfsgrootte past. Een moderne werkplek is compleet naar wens in te richten, waardoor het kan voldoen aan de wensen van verschillende type organisaties.
Een Microsoft 365 omgeving geeft organisaties allerlei tools en applicaties om veiliger, productiever en beter samen te werken. Voor organisaties is het mogelijk om verschillende beleidsinstellingen toe te passen op de gehele omgeving. Op het moment dat organisaties met erg gevoelige gegevens werken, wil je dit goed beveiligen. Microsoft 365 biedt hiervoor verschillende mogelijkheden om dit naar wens in te richten. Deze beleidsinstellingen worden op alle applicaties binnen de Microsoft 365 omgeving toegepast. Als organisatie ben je namelijk op zoek naar een veilig en betrouwbaar platform, en dat is precies wat Microsoft 365 is.
De Microsoft 365 omgeving bestaat uit een aantal verschillende applicaties, waarover wij verderop in dit artikel meer vertellen. Al deze applicaties hebben een ander doel en worden op verschillende momenten gebruikt. Daarom is het van belang om gebruikers goed te begeleiden en trainen bij een implementatie. Wij doen dat door middel van een Adoptie & Change Management traject. Dit traject helpt gebruikers om beter te kunnen werken in een Microsoft 365 omgeving. De applicaties in Microsoft 365 werken nauw met elkaar samen, waardoor het makkelijker wordt om gegevens te delen met elkaar. In dit artikel beginnen wij dus met het uitleggen van de beschikbare applicaties in Microsoft 365.
Meer informatie over de moderne werkplek?
Download dan gratis ons eBook voor meer informatie.
Een modern intranet om alle bedrijfsgegevens in op te slaan
Met een modern intranet wordt het mogelijk om alle bedrijfsgegevens op één centraal punt op te slaan. In organisaties zijn er verschillende soorten gegevens aanwezig, waardoor een intranet essentieel is. In Microsoft 365 wordt er gebruik gemaakt van SharePoint als intranet. Met Microsoft SharePoint krijgt de gehele organisatie één centrale plek om bedrijfsgegevens op te slaan. Dit is een efficiënte oplossing, omdat SharePoint volledig vanuit de cloud werkt. Voor werknemers betekent dit dat zij altijd gebruik maken van de nieuwste documenten en gegevens. Door de actieve synchronisatie worden alle gegevens direct vernieuwd en beschikt de organisatie over de laatste gegevens.
Een SharePoint omgeving kan op verschillende manieren worden ingericht. In de basis heeft SharePoint verschillende “sites” per afdeling. Deze zogeheten “sites” vormen de basis van een SharePoint inrichting in Microsoft 365. Dit betekent dat bijvoorbeeld de Administratie een aparte site heeft. Door gebruik te maken van verschillende sites wordt het makkelijker om de toegangsrechten te bepalen. Deze toegangsrechten zorgen ervoor dat alleen gemachtigde collega’s toegang krijgen tot een SharePoint site. In de gehele Microsoft 365 omgeving wordt er gebruik gemaakt van toegangsrechten, waarover wij bij de beveiliging meer vertellen.
Bij elke SharePoint omgeving wordt er dus gebruik gemaakt van verschillende soorten “sites”. In deze sites wordt het mogelijk om bijvoorbeeld per afdeling alle bedrijfsgegevens op te slaan. Zo krijgt elk team in de organisatie een aparte omgeving, waardoor gegevens gestructureerd worden opgeslagen. Elke site bestaat vervolgens uit verschillende hoofdcategorieën, die worden ingericht bij een SharePoint implementatie. In deze categorieën worden alle gegevens van die afdelingen opgeslagen. Dit brengt een duidelijke structuur aan in alle documenten die zich binnen een organisatie bevinden.
SharePoint is dus een onderdeel van de Microsoft 365 omgeving. Alle beveiligingsfunctionaliteiten worden direct vanuit Microsoft 365 toegepast. Wat Microsoft 365 precies is, is een platform waarop verschillende applicaties draaien. SharePoint is dus een applicatie wat op het Microsoft 365 platform draait. Dit betekent concreet dat alle beveiligingsinstellingen eerst vanuit Microsoft 365 worden toegepast. Een SharePoint omgeving kijkt dus naar de beveiligingsinstellingen die zijn toegepast vanuit Microsoft 365, waarover wij later meer vertellen. Dit maakt het mogelijk om uitgebreide beveiligingsinstellingen toe te passen op de gehele IT-omgeving, waardoor gegevens veilig blijven.
Een modern samenwerkingshub voor de gehele organisatie
Microsoft Teams is één van de belangrijkste applicaties in een Microsoft 365 omgeving. Een Microsoft Teams omgeving maakt het mogelijk om vanaf elke locatie samen te werken met elkaar. Door het hybride werken is dit eigenlijk een onmisbare applicatie geworden. Met Microsoft Teams kun je bellen, chatten, (video)vergaderen en samenwerken met elkaar. In SharePoint worden dus gegevens opgeslagen die zo goed als definitief zijn. Microsoft Teams gebruik je juist om samen te werken aan verschillende documenten.
Microsoft Teams is dus een applicatie uit de Microsoft 365 omgeving. Met Microsoft Teams krijgen werknemers vier hoofdfunctionaliteiten. Deze functionaliteiten kunnen het volgende:
Met Microsoft Teams is het mogelijk om intern te bellen naar collega’s. Dit maakt het makkelijk om snel een collega te raadplegen en iets af te stemmen met elkaar. Vroeger moesten we eindeloos heen en weer mailen, maar met de belfunctionaliteit in Microsoft Teams is dit niet meer nodig. Het is met Microsoft Teams zelfs mogelijk om naar externe personen te bellen. Dit gebeurt door middel van een Microsoft Teams Telefonie integratie, waarover je hier meer informatie kan vinden.
Het bellen naar collega’s is erg handig in “urgentere” gevallen, maar vaak volstaat een kort chatbericht. Microsoft Teams maakt het daarom mogelijk om te kunnen chatten met collega’s en externe personen. Door Microsoft Teams te gebruiken kunnen collega’s elkaar op een makkelijke manier bereiken. In de chat kunnen foto’s, documenten, bestanden en nog veel meer worden gedeeld. Bij het versturen van documenten via e-mail loop je snel tegen verschillende soorten limieten aan. Met de chatfunctie in Microsoft Teams is het veel makkelijker om “grotere” documenten met elkaar te delen. Afhankelijk van de inrichting van Microsoft 365 is het ook mogelijk om met externe personen te chatten.
Videovergaderingen kunnen enorm handig zijn in een tijd dat iedereen vanaf verschillende locaties werkt. Het zorgt ervoor dat werknemers vanaf elke locatie in contact kunnen blijven met elkaar. Microsoft Teams maakt het mogelijk om productief te vergaderen en heeft verschillende functies om dit zo aangenaam mogelijk te maken.
Microsoft 365 is een platform dat samenwerken op een veilige manier mogelijk maakt. Microsoft Teams is de applicatie waarin al deze documenten komen te staan. Documenten waaraan proactief wordt gewerkt, worden allemaal in een Microsoft Teams omgeving geplaatst. Dit heeft als voordeel dat het complete team bij de nieuwste gegevens kan. In speciale “teams” kanalen wordt per afdeling een omgeving gecreëerd. Deze omgeving kan worden voorzien van allerlei bestanden en documenten. Dit maakt het samenwerken met elkaar een stuk makkelijker.
Het is mogelijk om Microsoft Teams apart aan te schaffen, maar dat raden wij eigenlijk niet aan. Wat Microsoft 365 is, is een platform om samen te werken en gegevens veilig op te slaan en delen met elkaar. Op het moment dat je Microsoft Teams los aanschaft, kunnen bepaalde functionaliteiten niet aanwezig zijn en wordt het beveiligen een stuk lastiger. Een organisatie heeft de andere functionaliteiten die Microsoft 365 biedt nu eenmaal nodig. Op het moment dat je kiest voor een losse Microsoft Teams omgeving, bezuinig je eigenlijk op de veiligheid van gegevens. Dit is iets wat wij absoluut niet aanraden, omdat cyberaanvallen steeds vaker voorkomen.
Een persoonlijke opslaglocatie in de cloud
Met Microsoft OneDrive krijgen werknemers een persoonlijke opslaglocatie in de cloud. Microsoft 365 is een oplossing die volledig vanuit de cloud werkt. Dit betekent praktisch gezien dat alle gegevens in de cloud komen te staan, tenzij een gebruiker dat expliciet niet wilt. Microsoft OneDrive maakt eigenlijk standaard een back-up van jouw bureaublad, documenten en andere belangrijke folders. Op het moment dat een werknemer zijn laptop verliest, is het mogelijk om alle gegevens direct vanuit de cloud over te zetten naar een nieuw apparaat. Dit betekent in de praktijk dat gegevensverlies tot een minimum wordt beperkt.
Microsoft OneDrive is een applicatie die standaard bij een moderne werkplek wordt geïnstalleerd. Deze applicatie draait eigenlijk continu in de achtergrond. Alle veranderingen die plaats vinden aan een document, worden onmiddellijk naar de cloud geüpload. Dit noemen wij bij OneDrive ook wel synchronisatie. De synchronisatie kijkt dus naar welke documenten er veranderen, waarna dit wordt bijgewerkt in de cloud. Met Microsoft OneDrive hebben werknemers vanaf elke locatie toegang tot de nieuwste gegevens.
De veiligheid van gegevens staan bij Microsoft 365 voorop. Omdat Microsoft OneDrive een persoonlijke opslaglocatie is, kunnen organisaties niet de inhoud van een persoonlijke OneDrive inzien. Wel kunnen organisaties verschillende beleidsinstellingen toepassen bij een OneDrive omgeving. Dit kan bijvoorbeeld door Data Loss Prevention toe te passen. Met kunstmatige intelligentie worden gegevens gescand op gevoelige bedrijfsdata, waarna de organisatie actie kan ondernemen. Organisaties hebben nog veel meer mogelijkheden om deze omgeving te beheren, om zo de organisatie veilig te houden. Het is daarom veiliger om OneDrive te gebruiken dan een andere cloud oplossing.
Het kan wellicht verwarrend zijn wanneer je welk platform moet gebruiken. In de basis uploaden SharePoint, Microsoft Teams en OneDrive allemaal gegevens naar de cloud. Deze platformen hebben allemaal wel een andere functie die zij vervullen. SharePoint is bedoeld om gegevens die “definitief” zijn op te slaan. Microsoft Teams is een samenwerkingsplatform, waarin gegevens kunnen worden gedeeld en bewerkt. Dit zijn regelmatig documenten die nog niet helemaal af zijn en naar SharePoint kunnen. OneDrive is juist een persoonlijke opslaglocatie. Niemand in de organisatie kan deze gegevens zien, tenzij een gebruiker expliciet een document deelt. In OneDrive kunnen dus gegevens worden opgeslagen die alleen voor de eigenaar toegankelijk moeten zijn. Voor een uitgebreidere uitleg over het verschil tussen deze platformen kun je hier kijken.
Een veilige manier van e-mailen naar klanten en leveranciers
Het versturen van e-mails is iets wat organisaties nog regelmatig doen. Het gros van de externe communicatie vindt plaats via e-mail. Daarom is het belangrijk om dit op een veilige manier in te richten. Met Microsoft Outlook kunnen organisaties verschillende beveiligingsinstellingen toepassen, waardoor kwaadwillende worden geweerd uit de omgeving. Cybercriminelen slaan regelmatig toe via e-mail, waardoor proactieve bescherming enorm belangrijk is.
Wat Microsoft 365 is, is een plek om op een veilige manier te kunnen werken. Outlook maakt in combinatie met Microsoft 365 gebruik van uitgebreide beveiligingsmogelijkheden. Cybercriminelen proberen door middel van phishing toegang te krijgen tot bedrijfsgegevens. Het is daarom belangrijk om phishing te voorkomen. Met Microsoft 365 worden alle binnenkomende e-mails in Outlook gescand. E-mails die verdacht gedrag vertonen worden geweigerd en komen in een speciale quarantaine omgeving. Bij de beveiliging van Microsoft 365 gaan we dieper in op de beveiligingsmogelijkheden.
Een groot voordeel van Outlook, is dat iedereen direct gebruik kan maken van de agenda functionaliteit. Op deze manier kun je direct zien of een collega beschikbaar is in Microsoft Teams. De status van een collega verandert, afhankelijk van de agenda. Uiteraard is dit handmatig nog aan te passen, maar het helpt collega’s om toch afspraken te maken met elkaar. Zo kun je in de organisatie direct zien wanneer iemand tijd en ruimte heeft voor een vergadering in bijvoorbeeld Microsoft Teams.
Documenten creëren en veilig opslaan
Microsoft 365 maakt gebruik van de verschillende bekende Office apps. Dit zijn onder andere Microsoft Word, PowerPoint en Excel. Deze applicaties zijn bij vrijwel iedereen bekend terrein. In een Microsoft 365 omgeving zijn deze applicaties diep geïntegreerd, waardoor deze optimaal samenwerken met de andere applicaties. Op het moment dat de gegevens in de cloud staan, worden deze automatisch opgeslagen. Dit betekent dat gegevensverlies tot een minimum kan worden beperkt.
De applicaties zijn in principe dezelfde die gebruikers al kennen. Waar het verschil in zit, is dat organisaties meer beheerdersmogelijkheden hebben. Denk dan aan het beschermen van bedrijfsgevoelige gegevens, het versleutelen van belangrijke documenten en bescherming bieden door middel van kunstmatige intelligentie. Dit verhoogt de beveiliging binnen een organisatie en zorgt ervoor dat er aan wetgeving zoals de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) wordt voldaan. Het voldoen aan deze wetgeving is namelijk verplicht! Daarom is het belangrijk om als organisatie goed na te denken over deze gegevensbescherming.
“Kan jij even uit het document, ik moet namelijk een klein stukje bewerken” is compleet verleden tijd. Microsoft 365 is een samenwerkingsplatform dat volledig werkt vanuit de cloud. Dit maakt het mogelijk voor collega’s om gelijktijdig een document te bewerken. De aanpassingen zijn in real-time zichtbaar voor alle deelnemende partijen. Documenten kunnen zo worden gedeeld met leveranciers/ partners, waardoor er niet heen en weer hoeft worden gemaild. Uiteraard blijven organisaties in controle over welke gegevens wel en niet worden gedeeld.
Op een veilige manier toegang tot gegevens
We zien een enorme toename in het aantal cyberaanvallen ontstaan. Dit betekent dat organisaties steeds intensievere beveiligingsmaatregelen moeten toepassen om de omgeving veilig te houden. Microsoft 365 heeft daarom uitgebreide beveiligingsmogelijkheden die kunnen worden toegepast op organisaties. Het 100% voorkomen van cyberaanvallen is onmogelijk. Je bent als gebruiker/ organisatie altijd kwetsbaar voor een cyberaanval. Wel is het mogelijk om cybercriminelen zo veel mogelijk te weren en de impact te beperken. Microsoft 365 heeft daarvoor een aantal beveiligingsmaatregelen die kunnen worden toegepast. Wij hebben in dit artikel al uitgebreid uitleg gegevens over de Microsoft 365 beveiliging, maar lichten deze hier toch nog even toe.
De beveiliging van Microsoft 365 begint allemaal bij Azure Active Directory. Alle gebruikers in een Microsoft 365 omgeving krijgen op basis van verschillende gebruikersrechten toegang tot de omgeving. Dit maakt het mogelijk om rechten snel en gemakkelijk toe te wijzen of juist in te trekken. Azure Active Directory geeft werknemers op een veilige manier toegang tot werkgegevens. Deze omgeving heeft nog verschillende extra beveiligingslagen die kunnen worden toegepast. Deze worden hier verderop besproken.
Multi-Factor Authenticatie is een van de belangrijkste veiligheidsmaatregelen die een organisatie kan nemen. Inloggen met alleen een gebruikersnaam en wachtwoord is een kwetsbare methode. Cybercriminelen proberen op verschillende manieren deze gegevens te bemachtigen en te misbruiken. Door Multi-Factor Authenticatie toe te voegen in Azure Active Directory worden de meeste malafide inlogpogingen voorkomen binnen een organisatie. Dit kan door middel van Conditional Access op verschillende manieren worden geïmplementeerd.
Multi-Factor Authenticatie is dus een belangrijk onderdeel van de beveiligingsmogelijkheden in Microsoft 365. Met Conditional Access wordt dit naar een nog hoger niveau getild. Conditional Access vergelijkt verschillende datapunten met elkaar en maakt op basis daarvan een keuze. Dit kan betekenen dat de toegang wordt ontzegd, Multi-Factor Authenticatie nodig is of juist wel toegang wordt gegeven. De complete uitleg over Conditional Access in Microsoft 365 kun je hier vinden.
Een ander beveiligingsrisico komt van alle zakelijke apparaten vandaan. Apparaten die op verouderde software draaien, niet de meest up-to-date virusbeveiliging of andere configuratie problemen hebben vormen een bedreiging. Het beheren van zakelijke apparaten is daarom een belangrijk onderdeel van de Microsoft 365 beveiliging. Met Microsoft Endpoint Manager wordt het mogelijk om verschillende beleidsinstellingen toe te passen op de zakelijke hardware. Dit staat ook wel bekend als Mobile Device Management en zorgt voor een compleet beheer van alle zakelijke apparatuur. Het wordt met Microsoft Endpoint Manager mogelijk om dit compleet vanuit de cloud te regelen. Bekijk hier meer informatie over Microsoft Endpoint Manager.
Microsoft Defender for Business houdt alle apparaten proactief in de gaten. Traditionele virusscanners zijn niet meer genoeg om organisaties bescherming te bieden. In organisaties zijn veel apparaten aanwezig, waardoor het lastig wordt om bescherming te bieden. Microsoft Defender for Business brengt alle beveiligingsrisico’s in kaart, verkleint het aanvalsoppervlakte, biedt proactieve bescherming en onderneemt automatisch actie. Bij een aanval is er namelijk geen tijd te verliezen. Microsoft Defender for Business is dus een beschermingslaag die plaats vindt op alle zakelijke apparaten binnen de organisatie. De diepgaande details over Microsoft Defender for Business kun je hier vinden.
De moderne werkplek met Microsoft 365
Wat Microsoft 365 is, is een modern samenwerkingsplatform voor de gehele organisatie. Werknemers werken steeds vaker vanaf verschillende locaties en hebben daarom een veilige werkomgeving nodig. Met Microsoft 365 krijgen werknemers een veilige opslaglocatie, de middelen om samen te werken en moderne werkapplicaties. Dit helpt werknemers en organisaties om veiliger en productiever te werken. Met verschillende beveiligingsmogelijkheden wordt het voor organisaties mogelijk om een veilige werkomgeving te faciliteren. Het beheren van apparaten, beschermen van gegevens en voorkomen van cybercriminaliteit is allemaal mogelijk met Microsoft 365.
Microsoft 365 bestaat uit verschillende applicaties met allemaal een ander doel. Deze applicaties zorgen ervoor dat collega’s met elkaar in contact kunnen blijven. Op deze manier wordt het delen van gegevens makkelijker en veiliger. Een moderne werkplek is daarom essentieel voor organisaties, omdat het collega’s de middelen geeft om met elkaar samen te werken. Voor meer informatie over de moderne werkplek kun je ons eBook hieronder downloaden:
Ook in de bruisende wereld van festivals en evenementen is technologie een onmisbare kracht geworden. Van ticketverkoop tot beveiliging, bijna elk aspect wordt ondersteund door digitale systemen. Maar wat als die systemen niet zo veilig blijken te zijn als we denken?
Tegen het einde van 2024 zal de vernieuwde Europese richtlijn voor ‘Network and Information Security’, bekend als NIS2, worden geïntegreerd in de Nederlandse wetgeving. In het licht van het groeiende belang van internetveiligheid, zal deze bestaande wet worden versterkt met strengere vereisten en zal deze worden uitgebreid naar een groter aantal bedrijfssectoren. Maar wat zijn de gevolgen van deze veranderingen en hoe kunnen bedrijven zich hier nu al op voorbereiden?
Bij OfficeGrip brengen we continu innovaties naar onze klanten om hun werk efficiënter en effectiever te maken. Microsoft Teams is het kloppende hart van moderne samenwerking, en we zijn erg enthousiast over de nieuwste verbeteringen die de samenwerking verder zullen versterken en hybride vergaderingen nog effectiever zullen maken.
Contact
Supportdesk
Bezoekadressen
Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!
