Doe meer met de Adobe Acrobat integratie in Microsoft Teams

De integratie van Adobe Acrobat in Microsoft Teams maakt het werken met PDF-bestanden nog gemakkelijker en efficiënter. Voortaan hoef je niet meer tussen verschillende programma’s heen en weer te schakelen om samen te werken aan documenten, want alles wat je nodig hebt is nu binnen handbereik in Teams. 

In dit artikel bespreken we hoe je Acrobat kunt integreren in Teams en welke voordelen dit met zich meebrengt.

Krijg meer gedaan met PDF's in Teams met Adobe Acrobat

Pdf’s bevatten niet alleen kritieke bedrijfsinformatie, de pdf is ook ‘ s werelds meest populaire zakelijke documentindeling. Triljoenen pdf’s worden tegenwoordig gedeeld via e-mail, cloud en internet. Of je nu een werknemer of een student bent, digitale documentprocessen zijn de kern geworden van de toekomst van werk.

PDF’s moeten vaak meerdere keren worden gedeeld met teamleden en andere belanghebbenden. Dit vereist vaak het versturen van e-mails om context te geven (en dan de gevreesde follow-up e-mails), bijhouden wie de laatste kopie heeft en feedback van meerdere bijlagen met elkaar verbinden. De talrijke aanmeldingen, het schakelen tussen apps en gebruikersinterfaces vertragen ons vaak en nemen onze productiviteit weg. Adobe Acrobat is erop gericht om deze ervaring zo makkelijk mogelijk te maken.

Werken aan een naadloze ervaring

Vorig jaar kondigde Adobe tijdens Microsoft Build nieuwe ontwikkelingen aan voor Acrobat for Teams om de problemen hierboven beschreven aan te pakken. De Acrobat-app in Teams maakt het mogelijk om PDF’s te bekijken, bewerken, exporteren, organiseren, combineren, converteren, comprimeren, beschermen en openen vanuit Teams-chats, kanalen, OneDrive of SharePoint. Je kunt Acrobat voor Microsoft Teams gebruiken als persoonlijk tabblad, bot, tabblad, berichtactie of berichtextensie. Ook is Single Sign-On (SSO) toegevoegd en het persoonlijke tabblad geïntroduceerd: een startpagina voor het beheren van al je recente documenten, tools en samenwerking in één weergave. 

Aangezien Teams de plek is waar je het gesprek met collega’s voert, is er niet langer de extra last van het bieden van context (zeg maar dag tegen die e-mails). Je kunt ook rechtstreeks in Teams een melding krijgen, wanneer er opmerkingen aan PDF’s worden toegevoegd. Alle opmerkingen worden opgenomen in een enkele versie van de pdf die is opgeslagen in SharePoint of OneDrive (standaard) als de ‘enige bron van de waarheid’.

Stel Adobe Acrobat in als de standaard PDF-viewer in Microsoft Teams

Als beheerder kun je Adobe Acrobat instellen als de standaardapp om PDF-bestanden in Microsoft Teams te bekijken en te bewerken. Je eindgebruikers kunnen de PDF-bestanden bekijken en doorzoeken. De gebruikers kunnen de PDF-bestanden ook gratis becommentariëren en annoteren, nadat ze zich hebben aangemeld.

Voer de volgende stappen uit om de Adobe Acrobat-app te configureren als de standaardhandler voor PDF-bestanden in jouw tenant:

Sta de Adobe Acrobat-app toe in uw tenant

Om de app in te stellen als een standaard PDF-viewer, moet je als eerste ervoor zorgen dat je toestaat dat apps van derden worden gebruikt in jouw tenant. Volg daarna de onderstaande instructies om Adobe Acrobat in te stellen als de standaardapp voor PDF-bestanden.

  1. Meld je aan bij het Teams-beheercentrum en ga naar de Teams-app > Apps beheren.

  2. Zoek naar de Adobe Acrobat-app en selecteer deze. Het opent de pagina met app-details.

  3. Selecteer het tabblad Machtigingen en selecteer vervolgens Machtiging controleren.

    Screenshot van app-rechten in Teams-beheercentrum.

  4. Selecteer Accepteren.

Installeer de Adobe Acrobat-app voor alle gebruikers

Volg deze stappen om de Adobe Acrobat-app toe te wijzen en beschikbaar te maken voor alle gebruikers:

  1. Ga in het Teams-beheercentrum naar de Teams-app > Beleid instellen.

  2. Selecteer op het tabblad Beleid beheren de optie Globaal (standaard voor de hele organisatie) en selecteer vervolgens Bewerken.

    Screenshot van instellingsbeleid voor de Adobe Acrobat-app in het Teams-beheercentrum.

  3. Selecteer Apps toevoegen onder Geïnstalleerde apps.

  4. Zoek in Adobe Acrobat, selecteer Toevoegen naast de naam van de app en selecteer vervolgens Toevoegen.

    Screenshot dat laat zien hoe de Adobe Acrobat-app voor alle gebruikers kan worden toegevoegd.

  5. Selecteer Opslaan .

  6. Optioneel kun je SSO toestaan met Microsoft Azure Active Directory-identiteit als je een licentie van Adobe Acrobat bezit. We raden aan SSO te configureren met behulp van de instructies bij Identiteit en Single Sign-on.

Nadat je de configuratie hebt voltooid, gebruikt Teams de Adobe Acrobat-app als de standaard bestandshandler voor PDF-bestanden.

Als je de Adobe Acrobat-app selectief wilt toestaan voor een paar personen of voor een groep, gebruik je app-toestemmingsbeleid.

Overwegingen en beperkingen

Ken de volgende informatie over deze functionaliteit:

  • Nadat het beleid is ingesteld, duurt het doorgaans enkele uren voordat de app beschikbaar is voor gebruikers.
  • De native PDF-ervaring van de Teams-app is beschikbaar om PDF-bestanden te bekijken die als tabblad in kanalen zijn vastgemaakt en beschikbaar zijn in de Opdrachten-app.
  • Adobe Acrobat als standaard PDF-viewer in Teams werkt alleen op desktop- en webclients. Het wordt niet ondersteund op de mobiele client.
  • Gebruikers hebben een Adobe Acrobat-abonnement nodig om premiumtools te gebruiken, zoals PDF exporteren, Pagina’s organiseren, Bestanden combineren, PDF comprimeren en PDF beschermen.
  • Om de app te verwijderen, kunnen eindgebruikers de app verwijderen uit hun Teams-client. De beheerder kan de Adobe Acrobat-app verwijderen met behulp van het installatiebeleid.
  • Als je de Adobe Acrobat-app blokkeert, verwijder je de app uit het installatiebeleid. Het zorgt ervoor dat de eindgebruikerservaring terugkeert naar het gebruik van de native PDF-bestandsviewer.
  • Als je problemen ondervindt bij het aanmelden bij de Adobe Acrobat-app in de Teams-desktopclient, gebruik je Teams in de browser om je aan te melden.
  • Meld je aan bij een gratis Adobe-account om opmerkingen of aantekeningen te maken bij de PDF-bestanden. De app in Teams kan functionaliteit bieden, zoals het annoteren, ordenen, comprimeren en beschermen van pdf-bestanden. Zie PDF-bestanden beheren in Teams met de Acrobat-app voor een volledige lijst met functionaliteit en de vereisten .
  • Wanneer je samenwerkt aan een PDF-document, wordt dit tijdelijk (maximaal 24 uur) opgeslagen op de Adobe-servers in de regio waarin u zich bevindt. Deze tijdelijke opslag is bedoeld om tijdelijke verwerking te vergemakkelijken. Je documenten zijn end-to-end versleuteld, wanneer ze worden overgebracht van je lokale bestandssysteem naar de server en blijven ook versleuteld op de server.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001