Ongeacht of u in een waterval– of agile-project werkt, het bouwen van een initiële projecttijdlijn biedt unieke uitdagingen.

Watervalprojecten, enerzijds, zijn meestal rigide qua structuur en planning, waardoor de inschattingen vooraf van hoge kwaliteit moeten zijn. Agile-projecten daarentegen zijn afhankelijk van flexibiliteit en soms complexe werksprints, wat betekent dat managers moeten proberen rekening te houden met de onvermijdelijke veranderingsgolven. Hoe dan ook, het bouwen van een redelijke projecttijdlijn is een uiterst belangrijke stap in de beginfase van een project.

De volgende checklist kan projectmanagers en -eigenaren helpen hiermee, van het bouwen van de eerste taak van een project tot het plannen van goedkeuringsrondes en het verminderen van projectrisico’s.

1. Hoe splits ik mijn einddoel op in afzonderlijke taken?

De eerste stap om een uitgebreide tijdlijn op te bouwen, is om het project in onderdelen te segmenteren. Neem je uiteindelijke doel en werk achteruit om de individuele taken in kaart te brengen die moeten worden voltooid om dat doel te bereiken. Begin met alleen belangrijke punten en maak vervolgens opeenvolgende bewegingen door de tijdlijn om steeds gedetailleerdere momenten ertussenin te bouwen.

Afhankelijk van uw projectmethodologie, kunnen die kleinere mijlpalen worden gegroepeerd in het soort sequenties dat uiteindelijk sprints worden. Watervalprojecten zullen hun raamwerk vooral uit de meer macro-kernpunten halen.

2. Hoeveel tijd is nodig voor elke taak?

Nadat u uw taken volledig in kaart heeft gebracht, begint u met lagen in de geprojecteerde tijd die nodig is om ze te voltooien. Afhankelijk van het platform waarin u uw tijdlijn bouwt, kan het eruitzien als een traditionele Gantt-grafiek – en dat is een goede zaak. De termen “projectmanagement tijdlijn” en Gantt-diagram kunnen vaak door elkaar worden gebruikt, hoewel niet alle projecttijdlijnen in Gantt-formaat moeten zijn.

Weten hoeveel tijd elke taak kost, kan agile managers ook helpen het totale aantal sprints te beoordelen dat het project nodig heeft. Zelfs als de einddatum van het project de belangrijkste factor is, zorg er dan voor dat u begint met het opstellen van werk- en tijdschattingen van de teams die verantwoordelijk zijn voor elke taak. Later zal dit helpen ervoor te zorgen dat u de tijdlijn van een project kunt meten tegen de realiteit van de uitvoering ervan.

3. Wat is het belangrijkste resultaat voor elke taak?

Stap 1 en 2 gaan voornamelijk over het maken en visualiseren van de projecttijdlijn zelf. Vanaf nu verschuift het proces meer naar controle en logistieke planning – waardoor het schema tot leven komt met de realiteiten die nodig zijn om het te bereiken.

Begin met het identificeren van de belangrijkste deliverables voor elke taak of sprint; gebruik een soortgelijk proces als Stap 1, door progressieve sweeps door de tijdlijn te maken om steeds gedetailleerdere deliverables te identificeren. Hoe nauwkeuriger uw lijst met te leveren producten, hoe meer verantwoording uw projectteams zullen afleggen over overeengekomen doelstellingen.

4. Wat zijn mijn taakafhankelijkheden?

De universele waarheid van projectmanagement is dat elk project bestemd is om verandering te ondergaan. Scopes, resources en tijdlijnen zijn vaak bewegende doelen en projectmanagers kunnen maar zo ver vooruit plannen.

Wat ze wel kunnen doen, zijn taken of doelstellingen die afhankelijk zijn van andere stappen in het proces markeren. Op die manier zijn alle partijen zich bewust van de stroomafwaartse effecten van stroomopwaartse verschuivingen.

Met de meeste projectbeheertools kunnen gebruikers de ene taak aan de andere koppelen, waardoor het rimpeleffect van een gemiste deadline eenvoudig kan worden gesimuleerd. Hoewel de rigide aard van tijdlijnen voor watervalprojecten extra belang hecht aan deze stap, kan het identificeren van afhankelijkheden agile managers helpen het werk dat in elke sprint gaat verder te kristalliseren.

5. Welke uren en middelen zijn beschikbaar om elke taak te voltooien?

In stap 2 heeft u de hoeveelheid tijd opgebouwd die nodig zou zijn om de primaire taken van uw project te voltooien; nu is het tijd om gebruik te maken van de tijd- en resource-schattingen van teamleiders die u heeft samengesteld. Weten dat een bepaalde taak vijf dagen zou moeten duren, is één ding. Maar een discipline-leider die niet voor vijf dagen teamuren kan inzetten, is duidelijk een complicerende factor. Door deze twee gegevenspunten te combineren, kunt u mogelijke wrijvingspunten of externe behoeften van de aannemer identificeren.

6. Wie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van elke taak?

Onderdeel van het toewijzen van beschikbare middelen is het koppelen van individuen of teams aan specifieke taken. Deze stap is meer dan alleen het maken van slimme notities: het helpt ook belanghebbenden en besluitvormers om een overzicht te krijgen van welk niveau van bedrijfsleiders nodig zijn om het project te voltooien.

Hoe sneller u belangrijke personen kunt vastleggen voor verschillende producten, hoe beter. Teamleiders nemen meestal vaker het schatten van middelen serieus als hun specifieke middelen worden gekoppeld aan essentiële documentatie. Deze stap kan ook helpen bij het identificeren van gebieden waar overdracht van werk bijzonder kwetsbaar is voor zowel waterval- als agile methoden.

7. Wie is verantwoordelijk voor het goedkeuren van elke taak of groep taken?

Dit kan bijna een subpunt van stap 6 zijn, maar er is een verschil tussen de details van wie een taak uitvoert en wie het te leveren product goedkeurt.

In veel gevallen moeten goedkeuringen komen van belanghebbenden die ver verwijderd zijn van de dagelijkse uitvoering, of op zijn minst multidisciplinaire groepen die achtereenvolgens moeten beoordelen. Het in kaart brengen van die potentieel gecompliceerde goedkeuringsstappen is een cruciaal punt voor veel projecten – beoordelingsrondes die voorbij hun toegewezen team sluipen, kunnen een project tot stilstand brengen.

Project tijdlijnen zijn een cruciaal onderdeel van elk project plan. Ze bepalen niet alleen de bijzonderheden over de uitvoering van een project of productinitiatief, maar hun constructieproces helpt ook bij het beoordelen van het project als geheel, waardoor belangrijke discipline-feedback naar boven komt waarmee belanghebbenden realistische verwachtingen kunnen stellen over wat wel en niet kan worden gedaan.

Zoals veel projectdocumenten zijn tijdlijnen bestemd om zowel geplande als niet-geplande revisies te ondergaan. De kunst is om ervoor te zorgen dat die revisies op dezelfde manier worden beheerd als waarin het oorspronkelijke schema was ingebouwd: door de zorgvuldig verzamelde informatie. Of u nu een waterval of een agile-methode gebruikt, de kwaliteit van die informatie is het belangrijkste ingrediënt voor de betrouwbaarheid van uw projecttijdlijn.

Wilt u meer informatie over de do’s and don’ts van project management en bent u benieuwd naar de verschillende methodes? Download dan onderstaand eBook.