Laat SharePoint en Microsoft Teams beter samenwerken

Traditioneel zijn onze samenwerkingshulpmiddelen verdeeld in silo’s op basis van de manier van communiceren. Binnen de Microsoft suite gebruiken we Outlook en Exchange voor ‘persistant messaging’, Skype voor Bedrijven voor realtime communicatie en SharePoint om een plaats te bieden voor het delen van documenten en andere informatie. 

Deze tools werken samen om te voorzien in onze communicatiebehoeften, of ze nu realtime zijn, message-based, of dat het documenten of andere inhoud betreft. Deze tools werken goed samen, maar het zijn nog steeds afzonderlijke programma’s die we moeten uitvoeren en waar tusseb we voortdurend heen en weer schakelen. De informatie is in elke tool anders georganiseerd: de meesten van ons bekijken e-mail op datum, Skype op persoon en SharePoint op project of team. Dat is veel contextomschakeling! Natuurlijk zijn we hier ondertussen allemaal aan gewend, en het valt ons waarschijnlijk niet eens op hoeveel aandacht we eraan besteden.

Microsoft Teams brengt al deze manieren van communiceren onder één dak en op één lijn, zodat we ons kunnen concentreren op samenwerking in plaats van op samenwerkingstools. Voor bepaalde soorten communicatie – met name alles waar een team mensen bij betrokken is – is het een stuk eenvoudiger dan met meerdere hulpmiddelen te moeten jongleren.

Hoe zijn we hier gekomen?

De meeste elektronische communicatie- en samenwerkingshulpmiddelen zijn geëvolueerd uit de echte wereld. Mail was de eerste die de sprong maakte van real world naar online toen Ray Tomlinson in 1971 bij BBN functies combineerde van twee pre-internetprogramma’s, SNDMSG en CPYNET, om de eerste e-mail te verzenden. Een voor een kwamen elektronische implementaties van de andere manieren van communiceren langs, zoals te zien is in de onderstaande tabel.

Dit leidde tot een wereld waarin onze samenwerkingsproducten metaforen zijn voor dingen in de echte wereld, samen met hun bestaande beperkingen.

Net als hun echte voorouders worden e-mail en real-time communicatiehulpmiddelen georganiseerd door de ontvanger ; dat wil zeggen, communicatie wordt geleverd aan een persoon of een groep mensen die een inbox of Skype-identiteit delen. Als die ontvanger een moderne informatiewerker is, leidt dit al snel tot chaos, omdat communicatie van overal over elk onderwerp zich ophoopt in een grote berg voor de deur.

Gedeelde werkruimten zijn anders, omdat ze zijn georganiseerd op onderwerp in plaats van op ontvanger. Laten we hier alles over Project X vertellen, en alles over Onderwerp Y daar. Je zou kunnen eindigen met een grote hoop informatie, maar het zal niet willekeurig zijn, het zal allemaal gerelateerd zijn aan een enkel onderwerp waarvan je al hebt aangegeven dat deze je interesseert via je lidmaatschap van dit kanaal/groep. Dat is een grote hulp!

Een nieuwe generatie samenwerkingshulpmiddelen

Teams en andere soortgelijke tools stemmen alle communicatievormen af op onderwerpen in plaats van op individuele personen. Dit heeft een aantal voordelen:

• Wanneer u zich concentreert op een taak, bevindt alles wat u nodig hebt zich waarschijnlijk op dezelfde plek: berichten, vergaderingen, notities, documenten zijn allemaal bij elkaar, en je hebt direct realtime toegang tot teamleden die online zijn
• Je kunt “in de open lucht” werken, waardoor je geen extra e-mails meer nodig hebt. Wanneer u bijvoorbeeld een document uploadt naar Teams, wordt er automatisch een melding weergegeven in het kanaal zodat iedereen hiervan op de hoogte is; het is niet nodig om een e-mailaankondiging te sturen of een e-mail waarin wordt gevraagd waar het document zich bevindt.
• Het team kan direct in het kanaal een gesprek voeren over de informatie daar, waardoor het niet meer nodig is om koppelingen naar informatie in Outlook of Skype te verzenden (of erger nog, om dubbele kopieën bij te voegen)

Dagelijks werken in Teams voelt veel meer gestroomlijnd en is een welkome afwisseling van de traditionele toolset.

Dus hoe verhoudt dit zich tot SharePoint?

Zowel Microsoft Teams als SharePoint team sites zijn georganiseerd op onderwerp, project, organisatie of een ander aanspreekpunt voor een team van mensen. Daarom zullen teams en kanalen in een bepaalde organisatie vaak een vergelijkbare structuur volgen als SharePoint-team- en projectsites.

In feite is dit inherent aan het ontwerp. Elk Microsoft team heeft automatisch een moderne SharePoint teamsite die hieraan is gekoppeld; dat is waar kanaaldocumenten worden opgeslagen. Elk kanaal is gekoppeld aan een map in de documentbibliotheek van de SharePoint site. Bestanden die tussen gebruikers worden verzonden buiten een Teams-kanaal, worden bovendien opgeslagen in de map OneDrive voor Bedrijven van de afzender.

Er zijn een aantal voordelen verbonden aan het opslaan van Teams-documenten in SharePoint en OneDrive voor Bedrijven:

• De OneDrive-synchronisatieclient werkt zowel op Windows als op Mac, dus het is eenvoudig om alle bestanden voor een team te synchroniseren
• Document co-authoring en de online versies van Office-applicaties zijn afhankelijk van twee speciale protocollen ( WOPI  en FSSHTTP ); omdat ze zijn ingebouwd in SharePoint en OneDrive, werken ze ook in Teams
• SharePoint biedt voorbeelden voor meer dan 300 bestandstypen , die direct op het tabblad Teams-bestand worden weergegeven
• SharePoint en OneDrive hebben uitgebreide functies voor gegevensbeheer en compliance, zodat Teams-documenten ook worden beschermd. Deze omvatten:
  • Automatische classificatie en labeling
  • Data verlies voorkomen
  • Bewaarbeleid voor documenten, beoordeling van disposities en retentie op basis van gebeurtenissen
  • eDiscovery en wettelijke bewaarplichten
• Bestanden kunnen worden gevonden in Delve- en SharePoint-zoekopdrachten

Gebruikers hoeven Teams niet te verlaten om met hun bestanden te werken; ze verschijnen op het tabblad Bestanden. Er is een “Open in SharePoint” optie die u rechtstreeks naar de SharePoint-site brengt.

SharePoint pagina’s in Teams

Het is ook mogelijk om SharePoint-pagina’s als tabbladen in Teams toe te voegen. Dit biedt een veel gemakkelijkere benadering voor het bouwen van tabbladen in vergelijking met de typische aanpak van het helemaal opnieuw bouwen van een aangepaste website. Alle informatie op de startpagina van een teamsite kan daar worden weergegeven, zodat het beste van zowel SharePoint als Teams in dezelfde gebruikersinterface wordt geboden.

Sharepoint-startpagina van een site in een kanaal

Het is ook mogelijk om een heel document in een tabblad te plaatsen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om een belangrijke presentatie te delen of informatie te volgen in een spreadsheet die eenvoudig toegankelijk is voor het hele team.

PowerPoint-document in een kanaal

Conversaties en nieuws

Er zijn een aantal (meestal mislukte) pogingen geweest om gesprekken in SharePoint te brengen. Discussielijsten en nieuwsfeeds waren onderdeel van SharePoint, maar werden nooit echt opgepakt (misschien vanwege usability-uitdagingen met discussielijsten). Een aantal invoegtoepassingen van derden hebben ook geprobeerd om dit aan te pakken. Veel van de meer succesvolle invoegtoepassingen van derden richten zich op de ‘outer loop’ van communicatie – dat wil zeggen, bredere bedrijfs communicatie. Yammer is hiervoor de tool bij uitstek binnen de Office 365-suite.

Voor de ‘inner loop’ plaatst Teams het gesprek centraal, wat heel logisch is; SharePoint vult dit aan met documenten en andere gedeelde informatie. U kunt nu zelfs (eindelijk!) direct een gesprek voeren over een document.

Documentgesprek

Hetzelfde gesprek wordt in het kanaal getoond, samen met een link naar het document, zodat mensen het niet kunnen missen.

Documentgesprek in een kanaal

Maar hoe zit het met teamnieuws dat het gesprek overstijgt? Misschien begint een nieuwe fase van een project of wilt u een succes highlighten. Die dingen zouden gemakkelijk verloren kunnen gaan in de discussiethread van Teams, dus SharePoint nieuws is een perfect voertuig voor dat soort berichten.

Moderne SharePoint-sites bevatten een lichtgewicht publicatiesysteem voor nieuwspagina’s. Deze pagina’s zijn te zien via webonderdelen, op Hub-sites, op de startpagina van SharePoint, in de mobiele SharePoint-app en nu ook in Teams. Binnenkort worden nieuwe nieuwsitems direct in het kanaal aangekondigd.

SharePoint-nieuwsaankondigingen in een kanaal

SharePoint-webonderdelen als tabbladen

Binnenkort wordt het mogelijk om SharePoint Framework-webonderdelen als tabbladen in Teams te gebruiken. Dit maakt eenvoudig hergebruik van webonderdelen mogelijk en brengt de ontwikkeling van het tabblad Teams binnen handbereik van SharePoint-ontwikkelaars. Hiermee wordt ook de vraag verwijderd waar een aangepast tabblad moet worden gehost: de hosting is automatisch en tabbladeigenschappen worden ingesteld met een variatie op de bekende bewerkingservaring voor het webonderdeel.

De switch maken

Hopelijk krijg je nu het idee dat Teams en SharePoint inderdaad beter bij elkaar passen, maar hoe gaat dit in zijn werking?

Eerst moet u bepalen of u een moderne of een klassieke teamssiteverzameling heeft. Klik in de top-level site op het tandwiel en zoek een optie met de naam ‘Site-informatie’. Als u ‘Site-informatie’ niet ziet, bevindt u zich op een klassieke pagina op een klassieke site. Als u ‘Sitegegevens’ ziet, klikt u erop; nu weet je dat je op een moderne pagina staat, maar je bent nog steeds op een klassieke site. Een paneel zal naar rechts kantelen; als het ‘Richtlijnen voor groepsgebruik’ en ‘Privacy-instellingen’ bevat, hebt u een moderne Team-site die wordt ondersteund door een Office 365-groep. Zo niet, dan heb je een klassieke site met een moderne pagina. Deze foto toont het klassieke Site-informatiepaneel aan de linkerkant en de moderne aan de rechterkant:

OK dus nu weet je of je site klassiek of modern is … als het klassiek is, moet je het “groeperen” (een Office 365-groep toevoegen) voordat je een team kunt toevoegen; instructies bevinden zich hier . Zodra dat is gebeurd of als uw site al modern is, kunt u het team eenvoudig toevoegen.

Ga gewoon naar Microsoft Teams en klik op ‘Deelnemen of een team maken’ in de linkerbenedenhoek van het scherm en klik vervolgens op de knop Een team maken.

In plaats van het formulier ‘Uw team maken’ in te vullen, klikt u op de koppeling ‘Een team maken van een bestaande Office 365-groep’.

U krijgt een lijst te zien met alle Office 365-groepen waarvan u de eigenaar bent; kies er een en klik op “Kies een team”.

Dat is alles wat er nodig is! Als u de startpagina wilt toevoegen aan een kanaal, klikt u op het ‘+’ teken rechts van de kanaaltabbladen en kiest u het tabblad ‘SharePoint’. Kies een pagina die u wilt weergeven en klik op ‘Opslaan’ om het tabblad te maken.

Het resultaat is een nieuw tabblad dat uw pagina perfect weergeeft!

Probeer het eens en laat ons weten hoe het voor u werkt in de comments!